Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten ab 2008 korrekt abrechnen

Im (elektronischen) Lehrbuch "Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten ab 2008 korrekt abrechnen" verfasst von Josef Ellenrieder, wird die neue Reform des Reisekostenrechts, welche am 01.01.2008 in Kraft getreten ist, beschrieben.

Lesen Sie hier die wesentlichen Fakten zu diesem Werk:

Einer für alle – Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten
Der Verfasser erklärt hier, dass die Begriffe "Dienstreise", "Einsatzwechseltätigkeit" und "Fahrtätigkeit" zu einem einzigen Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten" zusammengefasst worden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend, außerhalb seiner Wohnung und an keiner regelmäßigen Arbeitsstätte, beruflich tätig wird, so Ellenrieder.

Regelmäßige Arbeitsstätte
Zur vorübergehenden Abwesenheit zählt, wenn der Arbeitnehmer nach der Beendigung seiner auswärtigen Tätigkeit wieder an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehrt und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzt. Als regelmäßige Arbeitsstätte zählt "der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers", so fasst es J. Ellenrieder zusammen. Desweiteren erwähnt er, dass es genüge, "wenn der Arbeitnehmer die betriebliche Einrichtung stets nur aufsucht, um tägliche Aufträge entgegenzunehmen oder Bericht zu erstatten". Dies muss mindestens einmal die Woche geschehen, sodass von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ausgegangen werden kann.

Die Dreimonatsfrist
Das Lehrbuch beschreibt folgend, dass die Dreimonatsfrist nicht mehr fortgeführt wird. Seit dem ersten Januar 2008 sind Fahrten "im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zeitlich unbegrenzt", sodass Tätigkeiten, die über drei Monate hinaus andauern, als Reisekosten behandelt werden können.

Reisekosten
Im nächsten Kapitel beschreibt der Verfasser, dass Reisekosten steuerfrei sein können, wenn der Arbeitgeber diese als umgewandelten Arbeitslohn zahlt unter der Voraussetzung, dass dies "vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs vereinbart wurde". Reisekosten, ob nun Inlands- oder Auslandsreisekosten, müssen vom Arbeitnehmer, sofern er eine Reisekostenentschädigung bekommt, per Beleg (durch Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, etc.). Diese Reisekosten müssen vom Arbeitgeber zu den Lohnkonten der Arbeitnehmer genommen werden. Es sei zulässig, "die Reisekostenabrechnungen und die dazugehörigen Belege gesondert aufzubewahren", so Ellenrieder.

Fahrtkosten
Die Fahrtkosten können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, sofern der Arbeitnehmer die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Arbeitgeber vorlegen kann. Auch die Kosten der Unterkunft können vom Arbeitgeber in der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Höhe (z. B. durch Hotelrechnung) steuerfrei ersetzt werden. Hierbei ist aber zu beachten, dass nur die reinen Übernachtungskosten vom Arbeitnehmer zurückerstattet werden, d.h. Frühstück und Mahlzeiten sind dem Betrag abzuziehen (wenn nicht auf der Hotelrechnung aufgeführt 20% vom Pauschbetrag für das Frühstück und 40% für andere Mahlzeiten).

Verpflegungsmehraufwand
Der Arbeitgeber kann den Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsreisen ersetzen, diese Pauschbeträge richten sich aber nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Selbst wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine kostenlose oder verbilligte Verpflegung zur Verfügung stellt, wird dies als Verpflegungsaufwand in voller Höhe steuerfreu gezahlt, ist in diesem Falle dann aber als Arbeitslohn zu versteuern. Dies richtet sich wiederum nach den amtlichen Sachbezugswerten, was auch bei Auslandsreisen gilt. Werden höhere Ersatzleistungen für den Verpflegungsmehraufwand gezahlt, so wird der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Nebenkosten
Auch Nebenkosten, wie zum Beispiel Taxibenutzung oder Parkplatzgebühren können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Das alles gilt ebenso für die Auslandsreisekosten.

Flug –und Schiffsreisen
Tritt der Arbeitnehmer eine Flugreise an, so gilt die Regelung des Pauschbetrags für das jeweilige Land, "das der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht".
Ähnlich ist das auch bei Schiffsreisen. Bei beiden sind die für die Mahlzeiten geltenden Sachbezugswerte nicht zuzurechnen, da es zur Bordverpflegung gehört.

Auslandsübernachtungen
Übernachtungen im Ausland können ebenso steuerfrei behandelt werden, sofern es als Auslandsübernachtungsgeld anerkannt wird, welches auch abhängig vom Land ist und die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt wird. Desweiteren erwähnt Ellenrieder, dass seit dem 1.1.2008 die "vom Arbeitnehmer nur noch die tatsächlichen Übernachtungskosten und nicht mehr die pauschalen Übernachtungsgelder als Werbungskosten abgezogen werden können"

Firmenwagen
Außerdem könne der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, für die „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ als steuerfreien Reisekostenersatz zur Verfügung stellen.

Zusammenfassung
Wer Informationen zu diesem Thema lesen möchte oder einen aktuellen Stand zur Thematik sucht, wird in diesem elektronsischen Lehrbuch recht verständlich über die wichtigsten Punkte informiert. Für detailierte Informationen kann man sich das Lehrbuch zur Hand nehmen und weitere wichtige Informationen zum Thema Reisekosten durchlesen. Der Preis von knapp 10 EUR ist in Ordnung.

Die Daten: